PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN E-ARSIP BERBASIS WEBSITE MENGGUNAKAN METODE SCRUM PADA PTPN I REGIONAL 7 KEBUN KEDATON (STUDI KASUS PTPN I REGIONAL 7 KEBUN KEDATON)

Firli, Firdayanti (2025) PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN E-ARSIP BERBASIS WEBSITE MENGGUNAKAN METODE SCRUM PADA PTPN I REGIONAL 7 KEBUN KEDATON (STUDI KASUS PTPN I REGIONAL 7 KEBUN KEDATON). Diploma thesis, UIN Raden Intan Lampung.

	PDF Download (17MB)
	PDF Restricted to Repository staff only Download (8MB)

Abstract

ABSTRAK Pengelolaan dokumen, arsip, dan surat masuk di perusahaan ini masih dilakukan secara konvensional. Sistem pengarsipan yang digunakan masih berupa hard copy, di mana seluruh surat masuk dan keluar dicatat di lembar disposisi berdasarkan tanggal diterima sesuai dengan perihal tertentu. Arsip-arsip ini kemudian disimpan di map atau boks arsip dan diletakkan di lemari arsip. Sistem ini membutuhkan waktu lama untuk mencari arsip tertentu, sehingga kurang efisien dan tidak mendukung kebutuhan operasional perusahaan secara optimal. Dengan tujuan penelitian untuk merancang sistem manajemen e-arsip berbasis website dan seberapa efektif metode Scrum untuk membangun website e-arsip yang mampu mengelola dokumen sesuai kebutuhan pengguna di PTPN I Regional 7 Kebun Kedaton. Pada penelitian ini pengembangannya menggunakan Scrum. Menurut Ken Schwaber dan Jeff Sutherland (2020), Scrum adalah sebuah kerangka kerja ringan yang membantu individu, tim, dan organisasi untuk menghasilkan nilai dengan menggunakan solusi yang adaptif dalam menghadapi masalah yang kompleks. Teknik pengumpulan data observasi dan wawancara untuk memperoleh informasi yang diperlukan. Sistem manajemen e-arsip berbasis website telah berhasil dirancang sesuai dengan kebutuhan pengguna pada PTPN I Regional 7 Kebun Kedaton. Sistem ini dilengkapi dengan fitur-fitur utama iii sesuai kebutuhan pengguna seperti login & hak akses, dashboard, user (manajemen user), riwayat login, backup database, jenis dokumen (manajemen jenis dokumen), pengelolaan dokumen (cari, unggah, lihat, unduh, edit, hapus dokumen) sesuai hak & akses, laporan yang disajikan dalam bentuk statistik tabel dan pivot table, serta laporan dapat dicetak dalam bentuk PDF. Hasil pengujian menunjukkan bahwa semua fitur berfungsi dengan baik dan memenuhi tujuan yang ditetapkan. Selain itu, validasi pengguna menunjukkan bahwa sistem telah memenuhi kebutuhan dalam pengelolaan arsip secara digital. Perancangan sistem manajemen e-arsip berbasis website pada PTPN I Regional 7 Kebun Kedaton berhasil dikembangkan menggunakan metode Scrum. Proses pengembangan dilakukan selama 13 minggu dan dibagi ke dalam 13 sprint dengan durasi antara 1 hingga 3 minggu per sprint, yang seluruhnya masih berada dalam batas standar maksimal sprint menurut Scrum Guide (Schwaber & Sutherland, 2020), yaitu 4 minggu per sprint. Dalam penelitian ini, sprint dengan durasi terpanjang hanya berlangsung selama 3 minggu. Setiap sprint menghasilkan penyelesaian fitur secara bertahap. Metode Scrum terbukti efektif karena memungkinkan pengembangan sistem yang fleksibel dan adaptif terhadap perubahan serta umpan balik pengguna, sehingga menghasilkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Jika dibandingkan dengan metode lain seperti Waterfall atau Prototype, Scrum lebih unggul dalam hal fleksibilitas, efisiensi waktu, dan ketepatan hasil. Oleh karena itu, berdasarkan kesesuaian durasi sprint dan tercapainya target pengembangan di setiap tahap, dapat disimpulkan bahwa metode pengembangan Scrum efektif digunakan dalam pengembangan sistem manajemen e-arsip berbasis website yang responsif, efisien, dan sesuai kebutuhan pengguna di PTPN I Regional 7 Kebun Kedaton. Saran untuk pengembangan penelitian di masa mendatang mencakup. perancangan sistem informasi manajemen e-arsip ini untuk ke depannya diharapkan tidak hanya perancangan saja, melainkan dapat diimplementasikan dengan baik. Penelitian selanjutnya disarankan dikembangkan secara antar afdeling dan regional. untuk Kata kunci: Sistem Manajemen , E-Arsip, Website, Scrum, Pengelolaan Dokumen. ABSTRAC The management of documents, archives, and incoming mail in this company is still carried out conventionally. The archiving system used is still in hard copy, where all incoming and outgoing mail is recorded on a disposition sheet based on the date received according to specific subjects. These archives are then stored in folders or archive boxes and placed in an archive cabinet. This system takes a long time to search for specific archives, making it inefficient and not optimally supporting the company's operational needs. The research aims to design a web based e-archive management system and to assess how effective the Scrum method is in building a web-based e-archive that can manage documents according to user needs at PTPN I Regional 7 Kebun Kedaton. In this research, the development uses Scrum. According to Ken Schwaber and Jeff Sutherland (2020), Scrum is a lightweight framework that helps individuals, teams, and organizations to generate value by using adaptive solutions in dealing with complex problems. Observation and interview data collection techniques to obtain the necessary information. A website-based e-archive management system has been successfully designed according to user needs at PTPN I Regional 7 Kebun Kedaton. This system is equipped with main features according to user needs such as login & access rights, dashboard, user (user management), login history, database backup, document types (document type management), document management (search, upload, view, download, edit, delete documents) according to rights & access, reports presented in the form of statistical tables and pivot tables, and reports can be printed in PDF format. Test results indicate that all features function properly and meet the stated objectives. Furthermore, user validation indicates that the system meets the needs for digital archive management. The design of a website-based e-archive management system at PTPN I Regional 7 Kebun Kedaton was successfully developed using the Scrum method. The development process was carried out for 13 weeks and divided into 13 sprints with durations ranging from 1 to 3 weeks per sprint, all of which are still within the maximum standard sprint limit according to the Scrum Guide (Schwaber & Sutherland, 2020), which is 4 weeks per sprint. In this study, the longest sprint lasted only 3 weeks. Each sprint resulted in gradual feature completion. The Scrum method has proven effective because it allows flexible and adaptive system development to changes and user feedback, resulting in a system that suits user needs.

Actions (login required)

View Item