PERANCANGAN SISTEM INFORMASI E-LETTER BERBASIS WEBSITE STUDI KASUS KPU KOTA BANDAR LAMPUNG

M., Irfan Al-Manshuron (2026) PERANCANGAN SISTEM INFORMASI E-LETTER BERBASIS WEBSITE STUDI KASUS KPU KOTA BANDAR LAMPUNG. Diploma thesis, UIN RADEN INTAN LAMPUNG.

	PDF Restricted to Repository staff only Download (4MB)
	PDF Restricted to Repository staff only Download (4MB)

Abstract

ABSTRAK Komisi Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Bandar Lampung menghadapi tantangan signifikan dalam pengelolaan surat menyurat. Proses surat masuk dan surat keluar masih dilakukan secara manual, dicatat dalam buku agenda, dan diarsipkan dalam bentuk fisik. Sistem konvensional ini mengakibatkan beberapa masalah kritis, seperti risiko kehilangan dokumen, keterlambatan disposisi, sulitnya pencarian arsip lama, dan lemahnya transparansi dalam pelacakan tindak lanjut surat. Akibatnya, efisiensi operasional dan akuntabilitas KPU terganggu. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengembangkan Sistem Informasi E-Letter Berbasis Website yang efektif dan efisien, untuk mengatasi kesalahan dan inefisiensi yang terjadi dalam pengelolaan surat menyurat di KPU Kota Bandar Lampung. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Research and Development (R&D) dengan pendekatan Prototyping. Pendekatan Prototyping dipilih karena memungkinkan adanya komunikasi dan umpan balik yang cepat dari pengguna, sehingga sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan riil KPU melalui iterasi berulang. Prosedur penelitian meliputi tahap Analisis Kebutuhan Sistem (melalui studi literatur, observasi langsung, dan wawancara kualitatif dengan staf KPU), Perancangan Prototipe (menggunakan UML, termasuk Use Case, Class, dan Activity Diagram), dan Uji Coba Produk. Sistem diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL , dengan tampilan antarmuka yang bersih dan responsif menggunakan Tailwind CSS. Hasil dari penelitian ini adalah implementasi sistem informasi e-letter berbasis website yang telah divalidasi melalui Uji Black Box. Hasil uji coba menunjukkan bahwa semua fitur inti, mulai dari login, penambahan dan pengarsipan surat masuk dan keluar, pengelolaan kategori, hingga pembaruan status surat, berjalan sesuai dengan fungsi yang diharapkan. Sistem ini berhasil mendigitalisasi proses disposisi, memungkinkan pelacakan status surat (Pending menjadi Dilihat), dan menyediakan dashboard untuk pemantauan data real-time, sehingga secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional, akurasi data, dan pengawasan surat. Secara keseluruhan, sistem yang dikembangkan terbukti menjadi solusi yang layak, fungsional, dan siap untuk digunakan di KPU Kota Bandar Lampung. Kata Kunci: Sistem Informasi, E-letter, Website, KPU Kota Bandar Lampung, Prototyping. ABSTRACT The General Election Commission (KPU) of Bandar Lampung City faces significant challenges in managing correspondence. The process of incoming and outgoing mail is still done manually, recorded in an agenda book, and archived in physical form. This conventional system causes several critical problems, such as the risk of document loss, delays in disposition, difficulty in searching for old archives, and weak transparency in tracking follow-up letters. As a result, the KPU's operational efficiency and accountability are compromised. Therefore, this study aims to design and develop an effective and efficient Website-Based E-Letter Information System to overcome errors and inefficiencies in mail management at the KPU of Bandar Lampung City. The method used in this study was Research and Development (R&D) with a Prototyping approach. The Prototyping approach was chosen because it allows for rapid communication and feedback from users, so that the system can be adapted to the real needs of the KPU through repeated iterations. The research procedure included the stages of System Requirements Analysis (through literature studies, direct observation, and qualitative interviews with KPU staff), Prototype Design (using UML, including Use Case, Class, and Activity Diagrams), and Product Testing. The system was implemented using the PHP programming language and MySQL database, with a clean and responsive interface using Tailwind CSS. The result of this research is the implementation of a website based e-letter information system that has been validated through Black Box Testing. The test results show that all core features, from login, adding and archiving incoming and outgoing letters, managing categories, to updating letter status, work as expected. This system successfully digitizes the disposition process, enables letter status tracking (Pending to Viewed), and provides a dashboard for real-time data monitoring, thereby significantly improving operational efficiency, data accuracy, and letter supervision. Overall, the developed system has proven to be a viable, functional, and ready-to use solution for the Bandar Lampung City KPU. Keywords: Information System, E-letter, Website, Bandar Lampung City KPU, Prototyping.

Actions (login required)

View Item